Vad ska en bra offert innehålla?

Nyligen dök det upp en forumtråd på Webmaster Network (googla om du vill läsa den) som handlade om ett par personer som tagit ett uppdrag som slutade med vånda och krav på återbetalning. En tydlig offert hade sannolikt kunnat mota Olle i grind och alla parter hade idag varit mer eller mindre nöjda.

Det aktuella fallet handlade om webbproduktion till ett sinnessjukt lågt pris. Leverantörerna hade lagt timmar på uppdraget som hade gett dem ersättning på i runda slängar 25 kr per timma. Att sätta ett så lågt pris och sen dessutom bli avkrävd återbetalning kan inte kännas roligt. Om de bara hade författat en tydlig offert hade de idag förmodligen inte suttit i sitsen där de befinner sig idag.

En bra offert innehåller:

En specifikation på vad som ska produceras
Specifikationen ska vara så detaljerad som möjligt och bygga på kunnandet som leverantören har om produkterna. Om vi tar WordPress som exempel så kan en specifikation beskriva hur texter ska publiceras. Det finns flera möjligheter i WordPress när det kommer till textpublicering. Specifikationen bör t.ex. beskriva om huruvida egna posttyper ska användas eller om standardposttyperna Inlägg och Sidor är att föredra.

Ett stycke om feedback
En produktion enligt specifikation kan trots tydlighet komma att avvika från de förväntningar som köparen hade vid projektstart. Det är lätt att glömma bort detta och att sitta där sen i dagar med att ”rätta till” vad som kunden önskar ändra. Det är tid som någon måse betala för och att meddela priserna för detta i offerten motverkar irritation och en skavd kundrelation.

Ett stycke om leveranstid
Jag brukar tänka att min kapacitet är 75% av den verkliga när jag beräknar leveranstider. Det kommer alltid dagar under produktionen när kreativiteten är som bortblåst, när kunden inte är tillgänglig för att lämna besked om en viktig del i produktionen. Internet kanske försvinner pga avkrävd kabel och du måste ner på stan och köpa mobilt bredband för att kunna fortsätta. Det finns flera olika saker som kan störa produktionen. Tänk på det när du beräknar leveranstiden.

Ett stycke om betalningsvillkor
Det här hänger samman med specifikationen och återkopplingen. Förutom själva produktionen bör du ta med priser för extra produktion (baserat på feedback) och du bör ange när fakturering ska ske. Om du inte specificerar när fakturering ska ske finns det risk att kunden fortsätter att be om ändringar. Till slut har månader passerat och du har räkningar att betala. Be om att få fakturera vid leverans och skriv med att du är tillgänglig för vidare utveckling efter detta.

Sammanfattning
När jag var grön som leverantör hade jag formuleringar i stil med ”tills du som kund är nöjd” när det gällde produktion efter leverans. Den hösten (2008) svor jag över min dumhet men jag leverade ändå. För det måste ske leverans så långt det är möjligt. Det som dock händer efter en sådan period är att du ifrågasätter din egen förmåga att vara tydlig tidigt i uppdraget. Kanske kommer du precis som jag att sluta producera specifikationer utan ersättning. Kanske kommer du som jag att sluta lämna offerter under ett visst belopp. Kanske har du inte ens läst ändå hit och om en månad så postar du ett foruminlägg på WN.se och ber om råd?