Inom logistiken talas det om flöden, eller processer, för analys, illustration, mätning och presentation av hur information, pengar och fysiska saker förflyttar sig. Flödesmetodiken kan appliceras på det mesta i vårt samhälle och 2008 gavs jag möjligheten att applicera flödesmetodiken på webbutveckling.

Operation Mercy med bas i Örebro uttryckte sommaren 2008 att de var i behov av en ny webbplats. Jag hade precis tagit examen som logistiker och hade arbetat med WordPress några månader. Det var en match made in heaven så att säga. I september 2008 inleddes så arbetet och det första som skedde var att jag föreslog en enkel nulägeskartläggning.

Att veta var du är idag, utan tanke på vart du vill eller ska imorgon, är viktigt att ta reda på i början av stora webbutvecklingsprojekt. Att dokumentera även det mest självklara kan av vissa upplevas som onödigt och slöseri med tid.

Det är dessutom inte alls ovanligt att en möjlig förändring av inarbetade strukturer kommer att bemötas som om de (förändringarna) är ett hot. Även om en förändring på sikt medför något positivt för alla som är det just nu ett hot.

Jag nämner hotbilden nu för att du som är på väg in i ett förändringsarbete av större mått ska känna till att det kan förekomma. När jag arbetade för Operation Mercy fanns det inga hotbilder att tala om. Det handlade mer om att visa kärlek och respekt inför var och ens unika kunnande.

Förändringsarbetet var nödvändigt främst på grund av att lokala organisationer hade startat egna webbplatser och det kan vara kontraproduktivt när du bedriver känslig verksamhet i konfliktdrabbade länder. En centraliserad styrning och kontrollfunktion är ett måste för att bringa ordning i ett informationskaos.

När informationsgrunden är byggd och riktlinjer etc. kommunicerats ut kan kontrollen släppas på. Eller inte. Det är en fråga för varje organisation att svara på och inget som jag påstår är generellt gällande för alla typer av organisationer. Anlita en organisationskonsult om du behöver reda ut det senare.

Styrning och kontroll är två funktioner som jag rekommenderar att du inte tänker på vid en första kartläggning av t.ex. informationsflöden (som mitt uppdrag handlade om hos Operation Mercy). Börja istället att punkta upp vad som händer med t.ex. en text som ska bli till en artikel. Var kommer grundmaterialet in, vem kollar på grundmaterialet, vem skriver om grundmaterialet till en utkast, vem skriver om utkastet till en artikel för vidare bearbetning osv. fram till punkten att artikeln publiceras?

Ditt mål måste vara att söka finna alla inblandades egna åsikter och använder du intervjuer bör du betänka att den som säger något till dig på sätt och vis blottar sig. Det kan finnas osynliga relationer och maktförhållanden som inte ska komma upp till ytan.

Jag har själv varit med om det och det stora företaget i kombination med en svag handledare ville inte att jag skulle fortsätta gräva. Tänka sig att en sådan sak som att fråga om säljarnas provisionslön ev. kunde ha en negativ påverkan på det övriga flödet skulle utvecklas till något så dramatiskt. Ett sidospår till arbetet hos Operation Mercy men ändock något som är bra att känna till om du kommer in i en verksamhet som konsult. Teori är en sak, att omsätta teorin i praktik något helt annat.

Utgångsläget hos Operation Mercy hösten 2008
Webbplatsen fungerade men lämnade mycket att önska. Framför allt var det precis som för nyhetsbreven alldeles för långa ledtider, där insänt grundmaterial ibland var inaktuellt vid tid för publicering (efter att grundmaterialet förädlats till en artikel). Tidningen gick ut som planerat och mycket tack vare en stor mänsklig insats nära deadline.

Det stod klart efter den inledande nulägesbeskrivningen att organisationen hade ett behov av att korta ledtiderna och att klippa ner arbetstopparna på medarbetarna eller iallafall ha kunskap om att topparna kommer och vara mer förberedda innan stormen bryter ut.

En viktig del i Operation Mercys kommunikationsarbete handlade (och handlar även om idag) att publicera Call to Actions. En jordbävning i Iran, torka i Sudan eller utbildningsbehov i Afghanistan. Det är saker som vi i trygga Sverige aldrig behöver uppleva men som många vill skänka pengar till, för återuppbyggnad och sociala insatser.

Behoven och lösningarna skiljer sig åt från plats och händelse, men informationen måste ut snabbt och den gamla strukturen innebar att tiden från rop på hjälp till uppmaning om att hjälpa, var alldeles för lång. Idag använder Operation Mercy en smidig Donera-nu-knapp på sin webbplats. När jag arbetade med mercy.se hösten och vintern 2008 var donationer kopplade till bank- och plugiroinbetalningar, med arbete i phpmyadmin för att koppla projekt till rätt gironummer. Trögjobbat.

Förutom att göra det tydligt för alla inblandade om hur informationsflödet såg ut användes även flödesillustrationen för att mäta. Utan mätning, ingen möjlighet till uppföljning och utan uppföljning ingen möjlighet till ständiga förbättringar. Vi ritade helt sonika upp flödet på en whiteboard-tavla och tid för bearbetning samt tid för väntan adderades. Inte helt oväntat så fastnade mycket information mellan olika personers uppgift att fortsätta förädlingen.

Att information fastnar och blir liggandes är inte ovanligt. Det förekommer i många verksamheter och orsakerna är många. Det kan i kommersiell (stor) verksamhet handla om hur resultat mäts vid varje delaktivitet och där samtidigt helheten inte bedöms som lika viktig. Det bildas företag-i-företaget och alla ser om sin lilla del av verksamheten, eftersom deras prestation mäts utan att ta hänsyn till vad som kom före och vad som kommer efter. Om delföretag B producerar mycket är de effektiva och duktiga. Att delföretag C lider av att delföretag producerar så mycket är det ingen som tänker på?

Jämte arbetet med att kartlägga informationsflödena skedde arbetet med att revidera tidigare publicerad information på webbplatsen. Just detta med att utgå från det befintliga materialet, uppdatera det och kategorisera om material var något som ett par år senare skedde när jag arbetade för UN Women Sverige.

En revidering är inte något som är gjort i en handvändning. Det handlar om att med både stor och liten sax klippa om texterna. Om något absolut inte kan tas bort kan det iallafall skrivas om för att passa i en förändrad kontext. Eller så händer ingenting alls med information, den har inte förändrats och dess innebörd är samma som tidigare. Då behålls informationen och behöver redigeras bara för att möjligheten finns.

Steg två (eller tre om vi inkluderar flödeskartläggningen) var att bygga ett utkast till informationsarkitektur och påbörja diskussionerna om förväntade upplevelser hos besökare som skulle ta del av den reviderade informationen på webbplatsen. Dessutom var det viktigt att tänka på de tre huvudsakliga målgrupperna:
Involverade, givare och beslutsfattare.

Involverade, den gruppen människor som verkar inom organisationen och i organisationens namn. Det är personer över hela världen som genom ideella insatser driver organisationen framåt. Det är även dessa människor som svarar för en del av grundmaterialet (som ska förädlas till artiklar som publiceras på webbplatsen). Alla dessa människor gör ett stort arbete och behöver att deras arbete uppmärksammas.

Givare, den gruppen människor som finansierar verksamheten. Det handlar om små och stora summor som måste in till organisationen för att den ska kunna bedriva sitt arbete. Givare vill veta att deras gåvor kommer till användning och om det är tyst på webbplatsen, hur ska de då få veta något?

Beslutsfattare, den gruppen människor som tar beslut baserat på vad som kommuniceras av organisationen. Det kan vara personer i Sverige, personer som vill bli givare eller som vill involvera sig i organisationens arbete. Det kan även vara beslutsfattare på regeringsnivå i länder där organisationen är verksam.

Du kan tänka dig själv att en kristen organisation måste anpassa sitt budskap när information når ut till personer i länder där religionen spelar en stor roll, och där kristna är i minoritet och en utsatt grupp i samhället. Det handlar även om att synen på sociala insatser skiljer sig åt i olika kulturer, synen på svaga grupper är olika och beslut tas utifrån information som vi i Sverige kanske skulle bedöma som irrelevant.

Sammanfattning och merläsning
Operation Mercy är en tämligen anonym organisation i Sverige. Organisationen verkar ofta i länder där andra hjälporganisationer redan lämnat på grund av oroligheter och det gör kommunikationsarbetet i Sverige extra viktigt. Det finns involverade personer som lever under tuffa förhållanden och som behöver såväl stöd som uppmuntran. Att berätta om deras arbete i det lilla kan få stora positiva konsekvenser.

Jag hade vid tiden för min insats en liten bild över vad Operation Mercy arbetar med och har lärt mig mer och mer åren som gått sen dess att jag levde med kunskapen om Operation Mercy (eftersom jag byggde deras förra webbplats). Du finner dagens webbplats på http://www.mercy.se/ och idag används Joomla istället för den WordPress-webbplats jag byggde (och som kom att fungera som språngbräda till en bättre webbnärvaro).

Att kombinera logistikens flödesmetodik vid webbutveckling funkar. Jag använde enkla flöden för att illustrera och förklara samt för att hjälpa andra i arbetsgruppen att förstå nyttan med flödeskartläggning. Mätningen var också väldigt enkel men fullt tillräcklig för att visa på delledtidernas inverkan på den totala ledtiden, från att grundmaterial inkommer och fram till den punkt när en färdig artikel var redo att sändas vidare för redaktörsarbetet innan publicering i rätt kanal.